Quando o relatório mente: o 'a receber' que era quase tudo cópia

Montando a tela de contas a receber de um cliente nosso aqui do Sul, o número em aberto que o sistema mostrava era tão grande que não fazia sentido nenhum. Era muitas vezes o faturamento do ano.

Fomos atrás. Nas vendas pelo site, o sistema da loja cria um título "em aberto" e, ao confirmar o pagamento, dá baixa em outro título do mesmo pedido. O primeiro fica lá, aberto para sempre. Ao longo dos anos, isso gerou mais de 200 mil títulos duplicados.

Tirando as cópias, mais de 99,9% do valor "a receber" desapareceu. O que sobrou era o número real: as parcelas de cartão que ainda vão cair, e os atrasos de verdade.

O sistema não estava quebrado. Ele fazia exatamente o que foi programado para fazer. O problema é que ninguém sabia o que era cópia e o que era dinheiro.

Não foi o único caso

No mesmo cliente, ao montar a análise de idade do estoque, apareceram mais de mil produtos sem data de compra. O sistema grava esses casos com o ano de 1900. Em qualquer relatório de "há quanto tempo esse produto está aqui", eles aparecem com mais de 120 anos de prateleira e bagunçam a média de tudo.

São mais de 40 mil unidades. Não dá para ignorar e não dá para tratar como se fossem de 1900. Na nossa análise, eles entram marcados no grupo de "mais de 180 dias" até alguém corrigir o cadastro.

De onde vem o dado sujo

Quase sempre de três lugares:

1. Integração entre sistemas. Site, marketplace e ERP conversando. Cada um registra do seu jeito, e o resultado é duplicidade (como no caso do a receber).
2. Cadastro. Campo obrigatório que ninguém preencheu, produto cadastrado duas vezes com nomes diferentes, fornecedor sem CNPJ.
3. Processo. Venda lançada no vendedor errado, devolução registrada como venda negativa num mês e como entrada no outro.

Nenhum desses é culpa de uma pessoa. É o acúmulo de anos de operação.

Cinco perguntas para desconfiar do seu relatório

Antes de tomar decisão grande com base em um número, faça estas perguntas:

1. O valor faz sentido perto do faturamento? A receber maior que um ano de venda é sinal de alerta.
2. Tem data estranha? 1900, 2099, ou dia 01/01 em tudo.
3. A soma das partes bate com o total? Venda por vendedor somada dá a venda da loja?
4. O mesmo número aparece igual em duas telas diferentes? Se não aparece, uma das duas está errada.
5. Alguém de fora já conferiu? Quem convive com o número todo dia se acostuma com ele.

Por que isso importa antes de qualquer gráfico

Painel bonito em cima de dado sujo é pior que nenhum painel: ele dá segurança para uma decisão errada. Por isso, toda vez que a Proodos entra em um cliente novo, a primeira semana é de limpeza: achar cópia, data impossível, cadastro duplicado. Só depois vem gráfico.